Alur Proses Akreditasi Laboratorium Penguji Mutu Benih
Komite Akreditasi Nasional (KAN) adalah lembaga nonstruktural yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang Akreditasi Lembaga Penilaian Kesesuaian di bawah Badan Standarisasi Nasional (BSN). Tugas utama KAN memberikan akreditasi kepada Lembaga Penilai Kesesuaian dengan standar internasional ISO / IEC 17011 sebagai badan akreditasi yang profesional, independen dan tidak memihak.
KAN memberikan akreditasi kepada Lembaga Sertifikasi, Laboratorium, Lembaga Inspeksi, Penyedia Uji Profisiensi dan Produsen Bahan Acuan. KAN adalah anggota penuh Pacific Accreditation Cooperation – PAC, International Accreditation Forum – IAF, Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperation – APLAC, and International Laboratory Accreditation Cooperation – ILAC.
Laboratorium penguji mutu benih merupakan salah satu LPK (Lembaga Penilaian Kesesuaian) yang memerlukan KAN untuk memperoleh akreditasi sebagai laboratorium yang tidak diragukan kompetensinya dalam melaksanakan pengujiaannya. Untuk memperoleh status akreditasi, suatu laboratorium penguji mutu benih harus melalui alur proses akreditasi yang terdiri dari beberapa tahapan seperti registrasi online KANMIS, konfirmasi registrasi, upload dokumen permohonan, audit kelayakan dan lain-lain sampai dengan diperolehnya sertifikat akreditasi. Dalam menerapkan alur tersebut ternyata terdapat perbedaan persepsi/ketidaksepahaman dari LPK, sehingga diperlukan informasi yang lebih detail dan valid terutama tentang alur proses akreditasi dengan beberapa catatan pada tahapan tertentu. Diharapkan dengan adanya informasi ini dapat memperlancar proses akreditasi laboratorium penguji mutu benih.
Alur proses akreditasi yang harus dilalui oleh LPK (laboratorium penguji mutu benih) terdiri dari beberapa tahapan sebagai berikut:
Komite Akreditasi Nasional (KAN) adalah lembaga nonstruktural yang bertugas dan bertanggung jawab di bidang Akreditasi Lembaga Penilaian Kesesuaian di bawah Badan Standarisasi Nasional (BSN). Tugas utama KAN memberikan akreditasi kepada Lembaga Penilai Kesesuaian dengan standar internasional ISO / IEC 17011 sebagai badan akreditasi yang profesional, independen dan tidak memihak.
KAN memberikan akreditasi kepada Lembaga Sertifikasi, Laboratorium, Lembaga Inspeksi, Penyedia Uji Profisiensi dan Produsen Bahan Acuan. KAN adalah anggota penuh Pacific Accreditation Cooperation – PAC, International Accreditation Forum – IAF, Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperation – APLAC, and International Laboratory Accreditation Cooperation – ILAC.
Laboratorium penguji mutu benih merupakan salah satu LPK (Lembaga Penilaian Kesesuaian) yang memerlukan KAN untuk memperoleh akreditasi sebagai laboratorium yang tidak diragukan kompetensinya dalam melaksanakan pengujiaannya. Untuk memperoleh status akreditasi, suatu laboratorium penguji mutu benih harus melalui alur proses akreditasi yang terdiri dari beberapa tahapan seperti registrasi online KANMIS, konfirmasi registrasi, upload dokumen permohonan, audit kelayakan dan lain-lain sampai dengan diperolehnya sertifikat akreditasi. Dalam menerapkan alur tersebut ternyata terdapat perbedaan persepsi/ketidaksepahaman dari LPK, sehingga diperlukan informasi yang lebih detail dan valid terutama tentang alur proses akreditasi dengan beberapa catatan pada tahapan tertentu. Diharapkan dengan adanya informasi ini dapat memperlancar proses akreditasi laboratorium penguji mutu benih.
Alur proses akreditasi yang harus dilalui oleh LPK (laboratorium penguji mutu benih) terdiri dari beberapa tahapan sebagai berikut:
1. Registrasi online KANMIS
LPK melakukan registrasi online dengan mengisikan data LPK melalui website https://akreditasi.bsn.go.id
2. Konfirmasi Registrasi
Untuk melakukan konfirmasi registrasi dengan memasukkan nomor urut registrasi dan upload formulir permohonan akreditasi sesuai dengan email konfirmasi registrasi LPK.
3. Upload Dokumen Permohonan
LPK akan mendapatkan email yang berisi usernamepassword untuk login melalui website https://akreditasi.bsn.go.id dan melakukan upload informasi dan dokumen LPK. Submit permohonan dapat dilakukan satu bulan sejak mendapatkan username dan password.
Catatan: Submit permohonan dapat dilakukan setelah dokumen lengkap, apabila belum lengkap maka dokumen permohonan LPK terkait, tidak akan diterima oleh KAN. Untuk itu disarankan, jika LPK akan registrasi harus siap dengan dokumen permohonan yang dipersyaratkan terlebih dahulu.
Berkas permohonan tersebut diantaranya adalah : - Formulir-formulir permohonan akreditasi yang telah diisi lengkap; - Dokumentasi Mutu termutakhir; - Legalitas hukum organisasi; - - Laporan audit internal; - Laporan tinjauan manajemen; - dan Dokumen/rekaman terkait lainnya.
4. Audit Kelayakan
Sekertariat KAN melakukan pengecekan kelengkapan dokumen yang telah di upload LPK. Seluruh kelengkapan dokumen harus sudah dinyatakan lengkap dalam waktu 6 (enam) bulan sejak upload dokumen pertama kali.
Catatan:
- Jika kelengkapan dokumen dinyatakan sudah lengkap dan audit kelayakan dokumen dinyatakan memenuhi, LPK harus melakukan pembayaran permohonan akreditasi.
- Audit kelayakan bisa lanjut ke tahun berikutnya, asalkan tidak lebih dari 6 (enam} bulan sejak submit dokumen.
- Dan maksimal 2 (dua) bulan sejak audit kelayakan dinyatakan memenuhi, LPK harus membayar permohonan, jika tidak harus permohonan ulang upload dokumen ulang).
- Apabila terdapat kasus seperti Lab yang baru mengajukan permohonan mendekati akhir tahun, sehingga kemungkinan bulan November atau Desember baru selesai audit kelayakannya, maka KAN akan menunda status kelayakannya. Status kelayakan akan diberikan pada tahun berikutnya begitu pula biaya permohonannya.
- Terkait dengan LPK yang merupakan bagian dari Lab pemerintah untuk melaksanakan penyerapan anggaran pada tahun yang sama maka permohonan harus segera dimasukkan dengan batas maksimal akhir November.
5. Audit Kecukupan
Tim Asesmen atau personel yang ditunjuk oleh KAN melakukan audit dokumen dan rekaman yang di upload di KANMIS.
Catatan:
- Setelah audit kecukupan dinyatakan memenuhi maka LPK melaksanakan pembayaran asesmen.
- Audit kecukupan dilakukan harus pada tahun yang sama dengan pembayaran permohonan, jadi tidak bisa lintas tahun.
6. Pembayaran Asesmen
Presiden Republik Indonesia telah menandatangani Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 40 tahun 2018, mengenai Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berlaku pada Badan Standardisasi Nasional (BSN) yang juga berlaku di Komite Akreditasi Nasional (KAN). KAN mempersyaratkan bahwa tarif atas jenis PNBP yang berasal dari jasa akreditasi akan berlaku sejak 2 Januari 2019 untuk semua Lembaga Penilaian Kesesuaian (LPK) yang diakreditasi oleh KAN dan yang sedang dalam proses akreditasi KAN.
Berkaitan dengan hal tersebut, pihak LPK agar dapat segera menyesuaikan anggaran yang akan digunakan dalam proses akreditasi sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 40 tahun 2018.
Sesuai dengan Prosedur layanan PNBP, pembayaran terhadap tagihan akreditasi akan berlaku untuk tahun anggaran yang sama dengan pelaksanaan kegiatan asesmen dan apabila kegiatan asesmen melewati tahun anggaran maka biaya akreditasi dianggap hangus. LPK yang melakukan pembayaran akreditasi terhadap tagihan PNBP berdasarkan tarif yang lama, hanya berlaku hanya sampai dengan pelaksanaan bulan Desember 2018. Jenis dan tarif atas jenis penerimaan negara bukan pajak Yang berlaku pada Badan Standardisasi Nasional terutama untuk jasa akreditasi dapat dilihat pada Tabel berikut.
7. Asesmen Lapangan dan Tim Asesmen akan mengunjungi LPK untuk membuktikan kompetensi kegiatan penialaian kesesuaian LPK.
Catatan: Pada masa pandemi covid 19 untuk Laboratorium dengan posisi Reakreditasi dan Akreditasi awal kegiatan asesmen lapang dan
8. Tindakan Perbaikan (TP) dan Verifikasi Tindakan Perbaikan (VTP)
Catatan: Untuk waktu TP LPK bisa mengajukan penambahan waktu ke KAN disesuaiakan dengan kondisi LPK.
9. Rapat Pantia Teknis
Kajian hasil asesmen untuk memberikan rekomendasi keputusan kreditasi kepada KAN Council.
10. Keputusan Akreditasi
Keputusan akreditasi ditetapkan dalam rapat KAN Council.
11. Penerbitan Surat Keputusan, Sertifikat dan Lampiran
Surat Keputusan, Sertifikat dan Lampiran, dicetak dan dikirimkan ke LPK.
Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan rangkaian “Alur Proses Akreditasi” sebagai berikut :
Submit dokumen Audit kelayakan Bayar biaya permohonan Persetujuan tim dan kontrak Audit kecukupan Arrange asesmen dan bayar asesmen lapangan TP VTP Rapat panitia teknis Rapat KAN Council.
Dengan adanya informasi tentang alur proses akreditasi ini diharapkan laboratorium penguji mutu benih dapat melaksanakan kegiatan akreditasinya dengan lebih mudah dan lancar.
Penyusun: Herni Susilowati, Rahayu Nurkatika, dan Tri Martini*)